萬國法律事務所

金管會擬修正「公開發行股票公司股務處理準則」及「公開發行公司出席股東會使用委託書規則」，修正草案從嚴規範公司股務自辦規定，並加強上市櫃、興櫃公司股務作業的管理，茲臚列修正重點如下：

一、為加強股務作業管理，上市(櫃)、興櫃公司股務事務收回自辦或更換代辦股務機構應更審慎處理，爰增訂前開公司股務事務收回自辦或更換代理股務機構之相關作業程序：

１、增訂公司股務事務收回自辦，應經股東會決議通過，並向金管會指定機構申請核准。

２、公司更換代辦股務機構，應經董事會決議通過，並向金管會指定機構申報備查。

３、落實股務自辦之公司辦理股東會事務應公平對待所有股東原則，明定繼續一年以上，持有已發行股份總數3%以上股份之股東或財團法人證券投資人及期貨交易人保護中心，對公司辦理股東會事務有損害股東權益之虞時，得向金管會指定機構申請由代辦股務機構辦理股東會事務。

二、加強電子投票事務之管理，增訂有關辦理電子投票業者相關資格條件及應遵循事項：

１、明定電子投票事務應委外辦理，以維股東會作業中立性。

２、明定受託辦理電子投票事務者以「公開發行股票公司股務處理準則」第3條第1項規定之代辦股務機構或第2項規定之公司，或證券集中保管事業為限，並應符合一定資格條件。

３、受託辦理電子投票事務者應檢具相關資格證明文件報金管會備查後始得辦理。對現行受託辦理電子投票事務者，給予6個月緩衝期，以利其補正相關資格條件證明文件。

４、明定受託辦理電子投票事務者不得同時擔任委託書徵求人、受託代理人或代為處理徵求事務者，以維護其公正性及獨立性。

三、加強委託書使用之管理：

１、委託書於股東會開會前，均應經統計驗證，不以股東會有選舉董事或監察人議案為限。

２、明定股東應於委託書上親自簽名或蓋章，信託事業或股務代理機構受委託擔任徵求人或受託代理人者，如採蓋章方式，亦應於當場為之。